Kontext2008

När man ska planera och förbereda inför en konferens är det mycket som ska ordnas. De flesta konferenser pågår under en hel dag och därför behöver konferensdeltagarna äta. Det vanligaste är att det bjuds på kaffe, te, frukt och smörgås när deltagarna anländer på morgonen. När det första föreläsningen eller mötet drar igång är det viktigt att allt material finns i lokalen. Att kolla upp i förväg vad talaren eller föreläsaren behöver är därför viktigt. Se sedan till att ordna allt som kan behövas för både föreläsare och deltagare. Den som föreläser kanske behöver en projektor, dator, over head, white board, stort block med tillhörande pennor etcetera. Deltagarna ska självklart ha block och pennor för att kunna anteckna. Man brukar dessutom se till att alla har program för dagen och kanske tillhörande material inför föreläsningarna. Se därför till att er skrivare har tillräckligt fulla bläckpatroner så att bläcket inte tar slut mitt i materialutskrivandet.

Mellan föreläsningarna bjuds det med fördel på någon kaka, frukt och dryck igen för att deltagarna ska få energi. Frukost, fika och lunch behöver alltså förbeställas från konferensanläggningens kökspersonal eller från extern cateringfirma. Ska deltagarna få med sig något hem så behöver också detta beställas och packas i goodie bags. Vanliga presenter kan vara pennor, USB-minne, någon tidning eller katalog med passande handling i förhållande till konferensen etcetera. För de som arbetar med konferensen är det alltså viktigt att ställa mycket frågor till det företag som ska ha konferens så att allt hinner förberedas och beställas i god tid. Att alltid ha ett lager med pennor, block etcetera är självklart otroligt viktigt.