Någon gång per år brukar företag åka på konferensresor tillsammans för att teambuilda, gå igenom företagets vision, värderingar och ekonomi eller bara för att äta och dricka lite extra gott en kväll eller helg. Ni minns väl serien ”Konferensresan” som sändes på Kanal5 under våren 2011?
Detta mytomspunna sätt att umgås med kollegor är både risat och rosat. Självklart är det roligt och nyttigt att komma närmare sina kollegor och chefer även utanför arbetet och faktiskt lära känna varandra mer som privatpersoner. Samtidigt kan mycket hända på dessa resor. Alla vill visa hur sköna, avslappnade och roliga de är privat och med en obegränsad bar-nota som betalas av företaget är risken stor att alldeles för många blir alldeles för fulla och gör saker som de antagligen inte står för fullt dagen efter.
Nu är det självklart långt ifrån alla konferensresor som slutar i fylleslag eller drama. Många konferenser är faktiskt riktigt roliga och ”normala”. Ett tips för den på företaget som är ansvarig för personalfester och konferenser är att ta kontakt med en eventbyrå för företag som är specialiserade på den här typen av evenemang. På så sätt kan konferensen inte bli annat än lyckad.
De flesta företag åker någon gång per år på konferens. Vissa åker bort över dagen till en konferensanläggning medan andra företag åker till någon vacker herrgårdsliknande anläggning där det dessutom bjuds på middag, fest och övernattning. Det sistnämnda brukar vara mest populärt och kanske dessutom vanligast. I alla fall om det går relativt bra för företaget.
Konferens med övernattning
Den vanligaste typen av konferens är att man åker till någon mysig konferensanläggning med övernattningsmöjlighet. Ofta kanske man går igenom företagets värderingar, mål och vision, gör lite övningar i smågrupper för att komma närmare kollegorna och ha roligt tillsammans. Konferenser brukar dessutom innehålla många fikastunder och alkoholpauser och från och med middagen så blir det ofta mest alkohol, dans och fest resten av natten. Vanligt är också att man sover över och sedan avslutar konferensen dagen efter med en lyxig frukost innan man åker tillbaka till verkligheten.
Lyxig konferens
Har man turen att driva eller arbeta på ett företag som har väldigt god ekonomi kan det vara roligt att kosta på sig en lite lyxigare konferens. Konferensresa till Island är något som blivit allt mer populärt. Det tar bara några timmar att flyga från Sverige till Island och den vackra naturen man möter gör att konferensresan inte kan bli annat än lyckad. Att bada i de naturliga värmekällorna, promenera i den fantastiska naturen och övernatta en eller två nätter på en mysig konferensanläggning är sådant som garanterat är uppskattat av kollegorna. När du bokar konferensresan så erbjuder dessutom de flesta konferensanläggningar att planera konferensen åt er. Både vad gäller fika- och matpauser, nöjen, upplevelser och allt material ni behöver för att ert konferensarbete ska bli så effektivt och givande som möjligt.
Att planera inför en mässa eller ett event är både ett spännande och roligt projekt även om det också innebär en hel del saker som behöver fixas. Det viktigaste när det väl börjar dra ihop sig för den stora stunden då mässan ska genomföras, blir en av de viktigaste sakerna att det faktiskt kommer folk. En del av arbetet inför eventet eller mässan är därmed att lyckas föra ut informationen till alla de människor som kan tänkas vara intresserade av att delta. Så hur ska man göra på bästa sätt för att föra ut den viktigaste informationen?
Banderoller ett av de medel som man kan använda sig av, speciellt om man vill kunna nå många människor som rör sig på bestämda platser. Är målgruppen exempelvis studenter skulle man kunna sätta upp banderoller på synliga ställen på universitet och högskolor, som i biblioteket eller vid cafeterian. De stora bilderna eller banderollerna skulle kunna kompletteras med representanter som delar ut lappar och pratar med de stunder som är intresserade.
Ett vanligt sätt idag är även att man för ut budskapet i olika sociala medier. Finns det redan grupper på Facebook som berörs av det som mässan kommer att handla om så kan ett meddelande i den kanalen vara givande.
Har man redan branschen samlad på olika sätt så är det givande att sprida ut informationen på dessa ställen. Det kan handla om maillistor, speciella hemsidor på nätet eller specifika branschtidningar. Här vet man att målgruppen redan från början har det specifika intresset som krävs för att vilja komma, vilket gör det betydligt lättare än att lyckas nå de rätta målgrupperna i kanaler där alla samlas eller där det inte är säkert att den rätta bakgrunden finns.
Varje år så är det många företag som håller i konferenser och fester av olika slag. Man kan ju onekligen konstatera att detta har kommit att bli en stor del av många organisationers företagsanda och det är också här som de anställda kan slappna av och lära känna varandra lite bättre. Allt fler väljer alltså att lägga ner mycket krut på dessa tillställningarna och just därför så går det också åt mer ekonomi till denna typ av event.
Vissa väljer att marknadsföra dessa händelser så mycket det bara går, bland annat genom att bjuda in både kunder och potentiella framtida kunder. Kanske sätter man upp massa roll ups om det så hjälper eller så kanske man bifogar en inbjudan i ett nyhetsbrev. Det är hel enkelt mycket man kan göra för att synas lite extra med tillställningar som dessa. För även om grundtanken är att dessa fester är till för just de anställda så är det ju inte fy skam om man lyckas slå två flugor i en smäll: Det vill säga hylla sina anställda men samtidigt haffa in ett nytt gäng med kunder.
Ett perfekt event som detta kan se ut på många olika sätt, men den perfekta mixen brukar vara alkohol, god mat och massa härlig musik. På sätt kan alla som vill släppa loss, oavsett om man är lite blyg eller inte. En fest som denna ska vara till för alla glädje!
Att åka iväg på konferens är något som de flesta företag gör minst en gång om året där man inte bara får tid att umgås med varandra utan även kan satsa på någon form av utbildning som man inte riktigt har tid med under arbetsdagarna.
Är man ett företag som haft många konferenser tidigare men nu vill hitta på något nytt kan man vidga sin horisont genom att ha sin konferens utomlands. Det finns till exempel konferensresa till Verbier. Med en konferensresa till Verbierblir upplevelsen annorlunda mot allt man kan uppleva på en konferens i Sverige. För att alla ska få ut något av en konferens på skidor gäller det såklart att det hela också är något som uppskattas av de anställda. Är företaget större finns möjligheten till att dela upp de anställda i olika grupper baserade på deras kunskapsnivåer, när det väl är dags för skidåkningen. På så sätt kan hela företaget åka iväg utan att de som är nybörjare behöver åka i de mest avancerade skidbackarna och tvärtom. Företaget gör på så sätt inte allt tillsammans men å andra sidan har man chansen att samlas senare under eftermiddagen för en bit mat och kanske en äl på after skin tillsammans.
Det är inte säkert att alla inom verksamheten alltid strävar åt samma håll eller att alla ens vet vilket håll det är man ska sträva åt. En konferens är ett av de bästa sätten att tillsammans få en insikt kring saker som företagets mål, visioner men även vart man vill vara och vem man vill vara på marknaden i framtiden. Men under en konferens krävs även något som gör att konferensen skiljer sig från ett vanligt möte för att hela upplevelsen ska uppfylla ett syfte.
Att arbeta i grupp och samarbeta med många andra mot ett gemensamt mål brukar väcka lite olika känslor hos människor. Vissa älskar att arbeta i grupp just på grund av den inspiration och lärdom man lätt får av att arbeta med andra och inspireras av hur de tänker eller handlar i olika situationer. För andra är grupparbeten i alla dess former en enda stor mardröm. Inför en mässa eller konferens är det alltid mycket som ska förberedas, beställas, lösas och uppnås för att kunden till mäss- eller konferensanläggningen, eller mässan/konferensens gäster, ska vara nöjda och få det som de har förväntat sig och helst mer där till.
Eftersom det finns en risk för kaos och meningsskiljaktigheter när flera människor ska samarbeta, och eftersom mässor dessutom ofta besöker både olika städer och ibland även olika länder så finns självklart en risk att det kan skära sig även språkligt. Ofta samarbetar till exempel svenskar, danskar och norrmän när det gäller mässor som besöker städer över hela norden. När det kommer till den här typen av stora projektarbeten och samarbeten kan det därför vara bra att få hjälp med projektledning, eller projektledelse som danskarna hade sagt. Att ha en projektledare som ser till att alla vet vilket ansvarsområde som är vems, i vilken prioritetsordning saker ska utföras, ser till att alla sköter sina arbetsuppgifter, att deadlines och budgetar hålls enligt planen och så vidare, är otroligt viktigt för ett lyckat projekt. Så innan nästa projekt drar igång, välj ut en extern, intern eller till och med digital projektledare som hjälper er att nå bästa resultat på smidigast sätt.