Någon gång per år brukar företag åka på konferensresor tillsammans för att teambuilda, gå igenom företagets vision, värderingar och ekonomi eller bara för att äta och dricka lite extra gott en kväll eller helg. Ni minns väl serien ”Konferensresan” som sändes på Kanal5 under våren 2011?
Detta mytomspunna sätt att umgås med kollegor är både risat och rosat. Självklart är det roligt och nyttigt att komma närmare sina kollegor och chefer även utanför arbetet och faktiskt lära känna varandra mer som privatpersoner. Samtidigt kan mycket hända på dessa resor. Alla vill visa hur sköna, avslappnade och roliga de är privat och med en obegränsad bar-nota som betalas av företaget är risken stor att alldeles för många blir alldeles för fulla och gör saker som de antagligen inte står för fullt dagen efter.
Nu är det självklart långt ifrån alla konferensresor som slutar i fylleslag eller drama. Många konferenser är faktiskt riktigt roliga och ”normala”. Ett tips för den på företaget som är ansvarig för personalfester och konferenser är att ta kontakt med en eventbyrå för företag som är specialiserade på den här typen av evenemang. På så sätt kan konferensen inte bli annat än lyckad.
Teambuilding är ett begrepp som många förknippar med lätt ångestframkallande saker, som ska framkalla adrenalin och svetsa samman gruppen. Det kan få en del att svimma. Men det kan vara många andra saker också, som är mer skonsamma mot nerverna och minst lika nyttiga, inte minst när det kommer till att skapa en bra gruppkänsla. Se till exempel detta klipp, där medlemmar i den amerikanska organisationen Junior Reserve Officers’ Training Corps (JROTC), som är knuten till landets försvardepartement, ägnar sig åt teambuilding.
Nu går det att boka teambuilding på många olika ställen. Det behöver inte röra sig om en höghöjdsbana i skogen, eller en fors i Norrland. Det kan lika gärna handla om regelbunden personalvård på ett gym. Detta görs på Canon i Karlstad, där de anställda regelbundet tränar tillsammans. VD:n säger till Nya Wermlandstidningen att man på detta sätt kan ha friskvård och teambuilding i ett, och att det är både roligare och mer effektivt än traditionell friskvård.
De flesta företag åker någon gång per år på konferens. Vissa åker bort över dagen till en konferensanläggning medan andra företag åker till någon vacker herrgårdsliknande anläggning där det dessutom bjuds på middag, fest och övernattning. Det sistnämnda brukar vara mest populärt och kanske dessutom vanligast. I alla fall om det går relativt bra för företaget.
Konferens med övernattning
Den vanligaste typen av konferens är att man åker till någon mysig konferensanläggning med övernattningsmöjlighet. Ofta kanske man går igenom företagets värderingar, mål och vision, gör lite övningar i smågrupper för att komma närmare kollegorna och ha roligt tillsammans. Konferenser brukar dessutom innehålla många fikastunder och alkoholpauser och från och med middagen så blir det ofta mest alkohol, dans och fest resten av natten. Vanligt är också att man sover över och sedan avslutar konferensen dagen efter med en lyxig frukost innan man åker tillbaka till verkligheten.
Lyxig konferens
Har man turen att driva eller arbeta på ett företag som har väldigt god ekonomi kan det vara roligt att kosta på sig en lite lyxigare konferens. Konferensresa till Island är något som blivit allt mer populärt. Det tar bara några timmar att flyga från Sverige till Island och den vackra naturen man möter gör att konferensresan inte kan bli annat än lyckad. Att bada i de naturliga värmekällorna, promenera i den fantastiska naturen och övernatta en eller två nätter på en mysig konferensanläggning är sådant som garanterat är uppskattat av kollegorna. När du bokar konferensresan så erbjuder dessutom de flesta konferensanläggningar att planera konferensen åt er. Både vad gäller fika- och matpauser, nöjen, upplevelser och allt material ni behöver för att ert konferensarbete ska bli så effektivt och givande som möjligt.
Det finns inte en enda bransch som är helt okänslig för konjunkturen. Varenda företag upplever upp- och nedgångar. Vissa blir ändå långlivade, som Coca-Cola, medan andra går under snabbt, som det svenska e-handelsföretaget Boo.com för ungefär tio år sedan.
Ledarskapsutbildning handlar till viss del om att lära sig att motivera de anställda i tider av motgång. Men hur ska man göra detta? En bra början kan vara att fundera på vilka erfarenheter människor drar av med- och motgång. Ibland gör man klokt i att anpassa sig, ibland inte.
Den israeliska basketstudien
Nyligen genomförde två israeliska forskare en studie där de gick igenom 200 000 kast från utanför trepoängslinjen, som utförts i den amerikanska basketligan NBA under säsongerna 2007 till 2009. De spelare vars kast studerades hade genomfört ett stort antal kast tidigare i sina basketkarriärer, inte minst innan de kom till NBA. Alla dessa tidigare kast hade dock en begränsad inverkan på deras handlande på planen.
Istället var det senaste kastet som påverkade dem mest. En spelare som tidigare under matchen satt en trepoängare var mer benägen att försöka sig på samma bedrift igen, och om han (det är bara män som spelar i NBA) satte tre trepoängare i rad var det sedan 20 % större chans att han skulle försöka sig på ytterligare en trepoängare.
Att anpassa sitt beteende på detta sätt är ofta bra, men inte alltid. Sannolikheten att lyckas med ytterligare en trepoängare ökar inte utan minskar efter att man lyckats en gång. Det hade varit säkrare för spelarna att satsa på tvåpoängare många av gångerna, men det gjorde de alltså inte.
Det finns saker nödvändiga kunskaper som är relativt svåra att lära sig och förstå samtidigt som man behöver kunna dessa kunskaper för att inte riskera att göra fel. Det bästa är naturligtvis att ta sitt ansvar och lära sig vad begreppen står för. Är det nödvändig kunskap för fler på företaget kan en gemensam konferens där man tar in en kunnig person inom området som sedan lär ut kunskaperna vidare, ett av de bästa alternativen. En sådan konferens kan även beröra ämnen som ens anställda kan ha nytta av i privatlivet. Är det någon inom företaget eller verksamheten som besitter den kunskap som behöver läras ut handlar det att sprida ut den till övriga anställda, vilket gör att man inte behöver ta en föreläsare utifrån till konferensen.
Riskerar ibland rättsliga följder
Risker för finns såväl för företag som för privatpersoner och handlar ofta om saker som många människor i allmänhet även uppfattar som lite tråkiga att lära sig mer kring. Skatter är ett typiskt exempel där den allmänna kunskapsnivån skulle tjäna på att höjas. För vem vet egentligen vad enfrivillig rättelse är om man inte är en jurist eller på andra sätt tvingats sätta sig i begreppet? Att inte veta vad begreppet står för kan dock få rättsliga följer, något som man slipper om man har koll.
Mässor och konferenser är för det flesta företagen den största källan till att få inspiration om hur man kan förbättra företaget. Konferenser har ofta just syftet att man ska kunna se över sådana bitar i verksamheten som man annars inte hinner. I de dagliga rutinerna har man inom en verksamhet oftast fullt upp och det är få stunder då någon i organisationen har den tid som krävs för att förändra mer grundläggande strukturer eller system. Dessutom räcker tiden i de flesta fall inte heller till för att lyckas sprida vidare informationen till alla på företaget, när det handlar om nytt material och ny information som man verkligen behöver sätta sig in i på alla plan för att arbetet ska ge något resultat.
Affärssystem som gör skillnad
Sätten för att lyckas göra organisationen tajtare är många. Ett av dem är att satsa på bra och täckande interna system där målet är att man ska kunna knyta organisationens olika delar närmare varandra. Detta är extra viktigt då man har en splittrad organisation som har utvecklats till att stå på alltför många separerade ben. Affärssystem som Navision är en del att råda bot på detta då ett sådant affärssystem hjälper en verksamhet att utveckla sin effektivitet. Affärssystemet i sig är komplett och anpassat efter det affärskunnande och kunskap om branschen som behövs för just ens eget företag. Men företagets medarbetare kan behöva en kortare utbildning i systemet så att det sedan när det är infört används på rätt sätt av alla anställda. Utnyttjas inte affärssystemet till fulla kommer det inte heller att bli så effektivt som det har kapacitet till. En konferens kan vara ett perfekt sätt för att sätta in medarbetarna i det nya systemet.
Att arbeta i grupp och samarbeta med många andra mot ett gemensamt mål brukar väcka lite olika känslor hos människor. Vissa älskar att arbeta i grupp just på grund av den inspiration och lärdom man lätt får av att arbeta med andra och inspireras av hur de tänker eller handlar i olika situationer. För andra är grupparbeten i alla dess former en enda stor mardröm. Inför en mässa eller konferens är det alltid mycket som ska förberedas, beställas, lösas och uppnås för att kunden till mäss- eller konferensanläggningen, eller mässan/konferensens gäster, ska vara nöjda och få det som de har förväntat sig och helst mer där till.
Eftersom det finns en risk för kaos och meningsskiljaktigheter när flera människor ska samarbeta, och eftersom mässor dessutom ofta besöker både olika städer och ibland även olika länder så finns självklart en risk att det kan skära sig även språkligt. Ofta samarbetar till exempel svenskar, danskar och norrmän när det gäller mässor som besöker städer över hela norden. När det kommer till den här typen av stora projektarbeten och samarbeten kan det därför vara bra att få hjälp med projektledning, eller projektledelse som danskarna hade sagt. Att ha en projektledare som ser till att alla vet vilket ansvarsområde som är vems, i vilken prioritetsordning saker ska utföras, ser till att alla sköter sina arbetsuppgifter, att deadlines och budgetar hålls enligt planen och så vidare, är otroligt viktigt för ett lyckat projekt. Så innan nästa projekt drar igång, välj ut en extern, intern eller till och med digital projektledare som hjälper er att nå bästa resultat på smidigast sätt.
När man ska planera och förbereda inför en konferens är det mycket som ska ordnas. De flesta konferenser pågår under en hel dag och därför behöver konferensdeltagarna äta. Det vanligaste är att det bjuds på kaffe, te, frukt och smörgås när deltagarna anländer på morgonen. När det första föreläsningen eller mötet drar igång är det viktigt att allt material finns i lokalen. Att kolla upp i förväg vad talaren eller föreläsaren behöver är därför viktigt. Se sedan till att ordna allt som kan behövas för både föreläsare och deltagare. Den som föreläser kanske behöver en projektor, dator, over head, white board, stort block med tillhörande pennor etcetera. Deltagarna ska självklart ha block och pennor för att kunna anteckna. Man brukar dessutom se till att alla har program för dagen och kanske tillhörande material inför föreläsningarna. Se därför till att er skrivare har tillräckligt fulla bläckpatroner så att bläcket inte tar slut mitt i materialutskrivandet.
Mellan föreläsningarna bjuds det med fördel på någon kaka, frukt och dryck igen för att deltagarna ska få energi. Frukost, fika och lunch behöver alltså förbeställas från konferensanläggningens kökspersonal eller från extern cateringfirma. Ska deltagarna få med sig något hem så behöver också detta beställas och packas i goodie bags. Vanliga presenter kan vara pennor, USB-minne, någon tidning eller katalog med passande handling i förhållande till konferensen etcetera. För de som arbetar med konferensen är det alltså viktigt att ställa mycket frågor till det företag som ska ha konferens så att allt hinner förberedas och beställas i god tid. Att alltid ha ett lager med pennor, block etcetera är självklart otroligt viktigt.