Någon gång per år brukar företag åka på konferensresor tillsammans för att teambuilda, gå igenom företagets vision, värderingar och ekonomi eller bara för att äta och dricka lite extra gott en kväll eller helg. Ni minns väl serien ”Konferensresan” som sändes på Kanal5 under våren 2011?
Detta mytomspunna sätt att umgås med kollegor är både risat och rosat. Självklart är det roligt och nyttigt att komma närmare sina kollegor och chefer även utanför arbetet och faktiskt lära känna varandra mer som privatpersoner. Samtidigt kan mycket hända på dessa resor. Alla vill visa hur sköna, avslappnade och roliga de är privat och med en obegränsad bar-nota som betalas av företaget är risken stor att alldeles för många blir alldeles för fulla och gör saker som de antagligen inte står för fullt dagen efter.
Nu är det självklart långt ifrån alla konferensresor som slutar i fylleslag eller drama. Många konferenser är faktiskt riktigt roliga och ”normala”. Ett tips för den på företaget som är ansvarig för personalfester och konferenser är att ta kontakt med en eventbyrå för företag som är specialiserade på den här typen av evenemang. På så sätt kan konferensen inte bli annat än lyckad.
Teambuilding är ett begrepp som många förknippar med lätt ångestframkallande saker, som ska framkalla adrenalin och svetsa samman gruppen. Det kan få en del att svimma. Men det kan vara många andra saker också, som är mer skonsamma mot nerverna och minst lika nyttiga, inte minst när det kommer till att skapa en bra gruppkänsla. Se till exempel detta klipp, där medlemmar i den amerikanska organisationen Junior Reserve Officers’ Training Corps (JROTC), som är knuten till landets försvardepartement, ägnar sig åt teambuilding.
Nu går det att boka teambuilding på många olika ställen. Det behöver inte röra sig om en höghöjdsbana i skogen, eller en fors i Norrland. Det kan lika gärna handla om regelbunden personalvård på ett gym. Detta görs på Canon i Karlstad, där de anställda regelbundet tränar tillsammans. VD:n säger till Nya Wermlandstidningen att man på detta sätt kan ha friskvård och teambuilding i ett, och att det är både roligare och mer effektivt än traditionell friskvård.
En av de mest viktiga sakerna när man bestämmer sig för att anordna en konferens är att få den så givande och lärorik som möjligt. Deltagarna måste naturligtvis känna att konferensen faktiskt gav dem någonting av värde, om det så var att man fick chansen att prata med många från branschen eller om man lärde sig nyttiga saker att ta med sig och implementera i vardagens arbete.
Tanken bakom att hålla en specifik konferens kan naturligtvis även vara betydligt mer lättsam. Kanske har man nyligen slagit ihop några olika avdelningar på företaget och vill få dem att nu börja fungera bra tillsammans. Betoningen på en sådan typ av konferens kan av naturliga skäl vara mer betonad på att man även ska lära känna varandra under trevliga former och förutsättningar.
Relevant innehåll för de inbjudna gästerna
Ibland kan konferensen vara mer specifik och anpassad för bara vissa befattningar på företaget. Kanske har ekonomiavdelningen några anställda som behöver en grundläggande genomgång hur man gör för attupprätta ett bokslut. Då behöver konferensen vara både lärorik och specifik, och ämnet för konferensen blir genast mycket smalt. Inte heller kommer konferensen då att vara intressant för alla på företaget, utan endast för dem som faktiskt i praktiken också kommer att behöva upprätta ett bokslut.
Vad man alltid ska komma ihåg, med målet att göra konferensen givande, är att man kan få in även mer sociala inslag i alla typer av konferenser, som att anordna en gemensam middag efter dagens slut.
De flesta företag åker någon gång per år på konferens. Vissa åker bort över dagen till en konferensanläggning medan andra företag åker till någon vacker herrgårdsliknande anläggning där det dessutom bjuds på middag, fest och övernattning. Det sistnämnda brukar vara mest populärt och kanske dessutom vanligast. I alla fall om det går relativt bra för företaget.
Konferens med övernattning
Den vanligaste typen av konferens är att man åker till någon mysig konferensanläggning med övernattningsmöjlighet. Ofta kanske man går igenom företagets värderingar, mål och vision, gör lite övningar i smågrupper för att komma närmare kollegorna och ha roligt tillsammans. Konferenser brukar dessutom innehålla många fikastunder och alkoholpauser och från och med middagen så blir det ofta mest alkohol, dans och fest resten av natten. Vanligt är också att man sover över och sedan avslutar konferensen dagen efter med en lyxig frukost innan man åker tillbaka till verkligheten.
Lyxig konferens
Har man turen att driva eller arbeta på ett företag som har väldigt god ekonomi kan det vara roligt att kosta på sig en lite lyxigare konferens. Konferensresa till Island är något som blivit allt mer populärt. Det tar bara några timmar att flyga från Sverige till Island och den vackra naturen man möter gör att konferensresan inte kan bli annat än lyckad. Att bada i de naturliga värmekällorna, promenera i den fantastiska naturen och övernatta en eller två nätter på en mysig konferensanläggning är sådant som garanterat är uppskattat av kollegorna. När du bokar konferensresan så erbjuder dessutom de flesta konferensanläggningar att planera konferensen åt er. Både vad gäller fika- och matpauser, nöjen, upplevelser och allt material ni behöver för att ert konferensarbete ska bli så effektivt och givande som möjligt.
Att planera inför en mässa eller ett event är både ett spännande och roligt projekt även om det också innebär en hel del saker som behöver fixas. Det viktigaste när det väl börjar dra ihop sig för den stora stunden då mässan ska genomföras, blir en av de viktigaste sakerna att det faktiskt kommer folk. En del av arbetet inför eventet eller mässan är därmed att lyckas föra ut informationen till alla de människor som kan tänkas vara intresserade av att delta. Så hur ska man göra på bästa sätt för att föra ut den viktigaste informationen?
Banderoller ett av de medel som man kan använda sig av, speciellt om man vill kunna nå många människor som rör sig på bestämda platser. Är målgruppen exempelvis studenter skulle man kunna sätta upp banderoller på synliga ställen på universitet och högskolor, som i biblioteket eller vid cafeterian. De stora bilderna eller banderollerna skulle kunna kompletteras med representanter som delar ut lappar och pratar med de stunder som är intresserade.
Ett vanligt sätt idag är även att man för ut budskapet i olika sociala medier. Finns det redan grupper på Facebook som berörs av det som mässan kommer att handla om så kan ett meddelande i den kanalen vara givande.
Har man redan branschen samlad på olika sätt så är det givande att sprida ut informationen på dessa ställen. Det kan handla om maillistor, speciella hemsidor på nätet eller specifika branschtidningar. Här vet man att målgruppen redan från början har det specifika intresset som krävs för att vilja komma, vilket gör det betydligt lättare än att lyckas nå de rätta målgrupperna i kanaler där alla samlas eller där det inte är säkert att den rätta bakgrunden finns.
Att åka iväg på konferens är något som de flesta företag gör minst en gång om året där man inte bara får tid att umgås med varandra utan även kan satsa på någon form av utbildning som man inte riktigt har tid med under arbetsdagarna.
Är man ett företag som haft många konferenser tidigare men nu vill hitta på något nytt kan man vidga sin horisont genom att ha sin konferens utomlands. Det finns till exempel konferensresa till Verbier. Med en konferensresa till Verbierblir upplevelsen annorlunda mot allt man kan uppleva på en konferens i Sverige. För att alla ska få ut något av en konferens på skidor gäller det såklart att det hela också är något som uppskattas av de anställda. Är företaget större finns möjligheten till att dela upp de anställda i olika grupper baserade på deras kunskapsnivåer, när det väl är dags för skidåkningen. På så sätt kan hela företaget åka iväg utan att de som är nybörjare behöver åka i de mest avancerade skidbackarna och tvärtom. Företaget gör på så sätt inte allt tillsammans men å andra sidan har man chansen att samlas senare under eftermiddagen för en bit mat och kanske en äl på after skin tillsammans.
Det är inte säkert att alla inom verksamheten alltid strävar åt samma håll eller att alla ens vet vilket håll det är man ska sträva åt. En konferens är ett av de bästa sätten att tillsammans få en insikt kring saker som företagets mål, visioner men även vart man vill vara och vem man vill vara på marknaden i framtiden. Men under en konferens krävs även något som gör att konferensen skiljer sig från ett vanligt möte för att hela upplevelsen ska uppfylla ett syfte.
Att arbeta i grupp och samarbeta med många andra mot ett gemensamt mål brukar väcka lite olika känslor hos människor. Vissa älskar att arbeta i grupp just på grund av den inspiration och lärdom man lätt får av att arbeta med andra och inspireras av hur de tänker eller handlar i olika situationer. För andra är grupparbeten i alla dess former en enda stor mardröm. Inför en mässa eller konferens är det alltid mycket som ska förberedas, beställas, lösas och uppnås för att kunden till mäss- eller konferensanläggningen, eller mässan/konferensens gäster, ska vara nöjda och få det som de har förväntat sig och helst mer där till.
Eftersom det finns en risk för kaos och meningsskiljaktigheter när flera människor ska samarbeta, och eftersom mässor dessutom ofta besöker både olika städer och ibland även olika länder så finns självklart en risk att det kan skära sig även språkligt. Ofta samarbetar till exempel svenskar, danskar och norrmän när det gäller mässor som besöker städer över hela norden. När det kommer till den här typen av stora projektarbeten och samarbeten kan det därför vara bra att få hjälp med projektledning, eller projektledelse som danskarna hade sagt. Att ha en projektledare som ser till att alla vet vilket ansvarsområde som är vems, i vilken prioritetsordning saker ska utföras, ser till att alla sköter sina arbetsuppgifter, att deadlines och budgetar hålls enligt planen och så vidare, är otroligt viktigt för ett lyckat projekt. Så innan nästa projekt drar igång, välj ut en extern, intern eller till och med digital projektledare som hjälper er att nå bästa resultat på smidigast sätt.
När man ska planera och förbereda inför en konferens är det mycket som ska ordnas. De flesta konferenser pågår under en hel dag och därför behöver konferensdeltagarna äta. Det vanligaste är att det bjuds på kaffe, te, frukt och smörgås när deltagarna anländer på morgonen. När det första föreläsningen eller mötet drar igång är det viktigt att allt material finns i lokalen. Att kolla upp i förväg vad talaren eller föreläsaren behöver är därför viktigt. Se sedan till att ordna allt som kan behövas för både föreläsare och deltagare. Den som föreläser kanske behöver en projektor, dator, over head, white board, stort block med tillhörande pennor etcetera. Deltagarna ska självklart ha block och pennor för att kunna anteckna. Man brukar dessutom se till att alla har program för dagen och kanske tillhörande material inför föreläsningarna. Se därför till att er skrivare har tillräckligt fulla bläckpatroner så att bläcket inte tar slut mitt i materialutskrivandet.
Mellan föreläsningarna bjuds det med fördel på någon kaka, frukt och dryck igen för att deltagarna ska få energi. Frukost, fika och lunch behöver alltså förbeställas från konferensanläggningens kökspersonal eller från extern cateringfirma. Ska deltagarna få med sig något hem så behöver också detta beställas och packas i goodie bags. Vanliga presenter kan vara pennor, USB-minne, någon tidning eller katalog med passande handling i förhållande till konferensen etcetera. För de som arbetar med konferensen är det alltså viktigt att ställa mycket frågor till det företag som ska ha konferens så att allt hinner förberedas och beställas i god tid. Att alltid ha ett lager med pennor, block etcetera är självklart otroligt viktigt.